İşçi alırken hangi belgeler ve bildirimler gerekir?

1. 01

   Tescil kendiliğinden yapılmış olabilir mi, kontrol edin

   Şirketinizi kurarken ticaret siciline sigortalı çalıştırmaya başlayacağınız tarihi ve çalışan sayısını bildirdiyseniz, bu bildirim SGK'ya yapılmış sayılır ve ayrıca işyeri bildirgesi vermezsiniz (5510 md. 11; Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği md. 27). Kamu kurumlarının SGK'ya elektronik olarak ilettiği bilgilerle de tescil yapılabilir. Tescilin yapılıp yapılmadığını mali müşavirinizle birlikte kontrol edin.

2. 02

   İşyeri bildirgesini elektronik ortamda verin

   İşyeri bildirgesi SGK'ya elektronik ortamda gönderilir (Yönetmelik md. 27). SGK'nın kılavuzuna göre giriş e-Devlet'teki 'İşyeri Bildirgesi (4-a'lı Sigortalı Çalıştırılanlar Yönünden)' uygulamasından yapılır. Süresi geçtikten sonra verilen bildirge, SGK aksini belirlemedikçe kâğıt ortamında elden ya da postayla verilir.

3. 03

   Gerekiyorsa ek belgeleri hazırlayın

   Kural olarak işyeri bildirgesi yeterlidir; elektronik ortamda erişilemeyen belgeleri SGK gerekirse ister. Şu durumlarda belge vermek zorunludur: alt işverende asıl işverenle yapılan sözleşme, adi ortaklıkta noter onaylı ortaklık sözleşmesi, ihale işlerinde işin sözleşmesi, inşaat işlerinde varsa arsa sahibiyle yapılan inşaat sözleşmesi (Yönetmelik md. 29).

4. 04

   İşyeri sicil numarasını ve tehlike sınıfını not edin

   Tescilden sonra SGK işyeri sicil numarası verir. Bu numaradaki işkolu kodu, İş Sağlığı ve Güvenliğine İlişkin İşyeri Tehlike Sınıfları Tebliği'ne göre belirlenir (Yönetmelik md. 28). İSG eğitim süreleri, sağlık raporu ve hizmet yükümlülükleri bu tehlike sınıfına göre değişir.

5. 05

   e-Bildirge kullanıcısını tanımlayın

   İşe giriş bildirgelerini ve aylık bildirimleri yapabilmek için e-Bildirge yetkisi gerekir. SGK kılavuzuna göre e-Sigorta sözleşmesi onayı e-Devlet'e gönderilir ('E-Bildirge Başvuru Yetkili Onay'). Onaydan sonra şifre e-Devlet'ten görüntülenir.

SGK'ya verilen işyeri bildirgesi ve işe giriş/işten ayrılış bildirgeleri, İş Kanunu md. 3 gereği Bakanlık bölge müdürlüğüne ve İŞKUR'a yapılması gereken bildirimlerin yerine geçer. Bu kurumlara ayrıca bildirim yapmanız gerekmez (5510 ek md. 1).

• SGK teşviklerinin çoğu işe giriş tarihine ve kişinin geçmişine bağlıdır. Örneğin 4447 sayılı Kanunun geçici 10. maddesindeki teşvik (6111 teşviki), 10769 sayılı Cumhurbaşkanı Kararıyla 31.12.2026'ya kadar uzatılmıştır. Bu teşvik için kişinin işe alınmadan önceki altı ayda aylık bildirimlerde kayıtlı olmaması ve işyerinin önceki altı aylık ortalama çalışan sayısına ilave olması gerekir. Kişi İŞKUR'a kayıtlı işsizler arasından işe alınırsa ek süre tanınır; bazı gruplarda ise teşvikin tek şartı İŞKUR kaydıdır. Bu nedenle İŞKUR kaydını işe girişten önce kontrol edin.
• Teşvikten yararlanmak için aylık bildirgelerin yasal süresinde verilmesi, sigortalı primlerinin süresinde ödenmesi ve SGK'ya borç bulunmaması gerekir. Sigortasız çalıştırdığı tespit edilen işveren bir yıl bu teşvikten yararlanamaz (4447 geçici md. 10).
• Teşvik, SGK İşveren Sistemi'nde tanımlanır ve aylık bildirimde ilgili kanun numarası seçilerek uygulanır (ör. 6111 için '06111'). İşe girişten önce mali müşavirinizle teşvik uygunluğunu sorgulayın.
• Bordro hesaplanır; aylık prim ve hizmet bilgileri ile ücretlerden kesilen vergiler muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle birlikte bildirilir. Bu beyannameyi yazılı sözleşmeyle yetki verdiğiniz meslek mensubu da düzenleyebilir; bu durumda beyannamenin kayıtlara uygunluğundan siz ve meslek mensubu birlikte sorumlusunuz (Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği ek md. 4).
• Eski hükümlü çalıştırma zorunluluğu yalnızca kamu işyerleri için geçerlidir; özel sektörde 50 ve üzeri işçide yalnızca %3 engelli çalıştırma zorunluluğu vardır. Bu işçiler İŞKUR aracılığıyla sağlanır (4857 md. 30).